Hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai nhanh chóng và đơn giản

Hiện nay, đóng dấu giáp lai là hình thức đóng dấu được sử dụng rộng rãi trong các văn bản. Tuy nhiên, thực tế không phải ai cũng hiểu rõ cách đóng dấu giáp lai sao cho chuẩn. Bài viết dưới đây, hãy cùng Khắc Dấu Tâm An tìm hiểu chi tiết về cách đóng dấu theo đúng quy định.

Đóng dấu giáp lai là gì?

Hiểu một cách đơn giản như sau, kế toán sử dụng con dấu của công ty để đóng lên phần lề bên phải hoặc lề bên trái của hợp đồng hoặc của một tập tài liệu nào đó. Đồng thời phải chắc chắn rằng hình tròn của con dấu khi đóng lên phần tập tài liệu phải được xếp chồng lên nhau.

Sử dụng dấu giáp lai thể hiện rõ được vị trí pháp lý cũng như thể hiện được giá trị pháp lý của các văn bản quan trọng của doanh nghiếp, công ty, cơ quan.

Quy định về cách đóng dấu

Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP có quy định về công tác văn thư như sau:

• Phải đảm bảo dấu in rõ ràng khi thực hiện đóng dấu, đúng chiều của văn bản, ngay ngắn và màu mực theo đúng quy định.
• Đóng dấu lên chữ ký phải đảm bảo rằng con dấu trùm lên ít nhất 1/3 của chữ ký, và phải lệch về phía bên trái.
• Nếu đóng dấu phụ lục kèm theo văn bản, thì con dấu phải được đóng lên trang đầu và trùm lên một phần tên cơ quan chịu trách nhiệm văn bản đó hoặc bên trên tên của phụ lục.
• Người thực hiện phải tuân thủ theo đúng quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng của cơ quan quản lý ngành khi đóng dấu giáp lai văn bản hay đóng dấu nổi trên tài liệu chuyên ngành.

Quy định về đóng dấu giáp lai

Tại khoản 2 diều 13 thông tư 01/2011/TT-BVN có quy định và hướng dẫn  cách đóng dấu giáp lai. Thực tế thì quy định về đóng dấu giáp lai cho tài liệu, văn bản hoặc phụ lục kèm theo sẽ được quy định tại khoản 4 điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.

Các cơ quan, tổ chức khi đóng dấu giáp lai lên văn bản, phải đảm bảo rằng dấu in cần trùm lên 1 phần của mỗi tờ giấy. Đối với giáp lai, mỗi lần đóng dấu quy định không quá cho 5 trang văn bản. Bên cạnh đó, dấu in phải trùm lên mép của các trang văn bản.

Trường hợp nếu khách hàng, doanh nghiệp sau khi đã ký hợp đồng và được đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, nếu phát hiện trang cuối của hợp đồng có thông tin, nội dung sai về hai bên thì có thể thay  trang cuối bằng một bản in khác và ký lại đầy đủ, đóng dấu trên toàn bộ hợp đồng theo đúng quy định. Trên hợp đồng lúc này có 2 con dấu nhưng chỉ duy nhất có 1 dấu in bao trùm hết tất cả trang của hợp đồng.

Cách cách đóng dấu giáp lai

Dấu giáp lai là việc đóng dấu lên phần lề bên phải của hợp đồng, văn bản, giấy tờ, chứng từ kế toán có từ 02 trang trở lên (đối với bản in 01 mặt) và từ 03 trang trở lên (đối với bản in 02 mặt).

Quy định về cách đóng dấu giáp lai theo khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV như sau: dấu phải được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, bao trùm lên một phần các tờ giấy. Mỗi dấu đóng  quy định tối đa 05 trang văn bản.

Dấu giáp lai khi được đóng dấu sẽ có hình tròn, hình vuông hoặc có hình bầu dục. Và phải đảm bảo được đóng lên tất cả trang văn bản trong bản hợp đồng nhiều trang đó. Đồng thời các dấu trên các trang văn bản phải được xếp chồng lên nhau.

Kế toán khi đóng dấu phải sắp xếp lại toàn bộ những trang trong hợp đồng đó, thông thường xếp các trang theo hình dẻ quạt. Sau đó, tiến hành  đóng dấu giáp lai lên trên mép phải hoặc trên mép trái của bản hợp đồng đó. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các trang trong hợp đồng cũng được đóng dấu đỏ. Cũng như giúp cho việc đóng dấu giáp lai đơn giản và nhanh chóng hơn.

Nếu hợp đồng có nhiều trang, khó có thể đóng dấu giáp lai, cách đóng dấu giáp lai 10 trang trong trường hợp này thì kế toán viên phải chia thành nhiều lần đóng dấu giáp lai hợp đồng. Sau đó, đóng dấu liên tiếp lên trên các trang văn bản cho đến khi hết hợp đồng. Kế toán viên khi sử dụng cách đóng dấu giáp lai quá nhiều trang phải đảm bảo rằng các trang phải được ghép lại với nhau để tạo thành con dấu của doanh nghiệp.

Dịch vụ khắc dấu lấy ngay tại Hà Nội – Khắc dấu Tâm An

Bạn đang có nhu cầu đặt làm con dấu cho doanh nghiệp, công ty của mình thì có thể liên hệ ngay Khắc dấu Tâm An để được hỗ trợ tốt nhất. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực khắc con dấu, tiên phong trong lĩnh vực khắc dấu tại Hà Nội. Sở hữu hệ thống máy móc hiện đại đảm bảo mang đến cho khách hàng những con dấu có tính thẩm mỹ cao, chất lượng.

Khắc dấu Tâm An nhận khắc dấu, đóng mộc giáp lai cho tất cả các doanh nghiệp tại Hà Nội và nhiều tỉnh thành trên khắp cả nước nên quý khách hàng hoàn toàn yên tâm sử dụng dịch vụ và sản phẩm.

• Chi phí khắc con dấu luôn có giá thành rẻ nhất thị trường mà vẫn đảm bảo chất lượng.
• Nhận khắc các loại con dấu như: Khắc dấu chìm, khắc dấu nổi, khắc dấu tròn, khắc dấu vuông, khắc dấu chữ nhật, khắc dấu đồng, khắc dấu gỗ và các loại dấu theo đúng yêu cầu và số lượng mong muốn của khách hàng.
• Thủ tục khắc dấu nhanh chóng, đơn giản và tiện lợi không để khách hàng thúc giục, đợi chờ lâu

Tạm kết

Qúy khách hàng  có nhu cầu khắc dấu tại Hà Nội trong thời gian nhanh nhất với chi phí phải chăng, vui lòng liên hệ ngay đến Khắc Dấu Tâm An để được tư vấn miễn phí, báo giá chính xác. Đặc biệt, giao sản phẩm tận nhà cho khách hàng nhanh nhất.